مستندسازی در امور  ایمنی و بهداشت(مدیریت مستندات)
مستندسازی همان حفظ تاریخچه فعالیت ها یا اقدامات یک فرد یا سازمان است که این عمل از زمان ایجاد تا مشخص شدن تکلیف نهایی آنها بایستی انجام گیرد. مستندسازی جزء الفبای کارهای تخصصی است و فواید بی شماری دارد.امور ایمنی و بهداشت نیز از این دایره جدا نبوده و مستندسازی از ارکان آن به شمار می رود. به طوریکه دیدگاه پیشگیرانه بدون انجام مستندسازی معنای خود را از دست خواهد داد.

فواید مستندسازی:

•    با بهبود ارتباطات به بهبود کیفیت خدمات و محصولات یک سازمان کمک میکند.
•    در زمان بروز مشکلات و شکایات قضایی و ایمنی می توان با مراجعه به مستندات به رفع ابهام کمک کرد.
•    می توان تاریخچه ای از اقدامات و شیوه های تصمیم گیری قبلی را داشت تا از دوباره کاری جلوگیری کرد و از تجارب مرتبط درس گرفت.
•    میتوان به راحتی گزارشی از اقدامات انجام شده قبلی تهیه کرد(با ارائه شواهد).
•    با انجام مستندسازی نظام مند تر می شویم  و هدف هایمان شفاف تر می شوند.
•    محیط کار ایمنی تر و سالم تر شود.

اصول مستندسازی

استانداردهای زیادی که از سوی سازمان ISO برای مستندسازی مدارک منتشر شده اند که مهم ترین آنها ISO 15489 می باشد که الزامات آن بین المللی است. این استاندارد که در دو بخش تهیه شده است به بررسی مفاهیم و اصول استانداردسازی و همچنین راهنمای انجام آن می پردازد.
مستندسازی چه برای مدارک دست نویس باشد و چه برای مدارک دیجیتال و یا ترکیبی از هردو از اصول یکسانی تبعیت می کند. در زمان مستندسازی نکات زیر بایستی رعایت شود:
•    مدارک را درصورت نیاز با گرفتن امضاء معتبرسازی کنید.
•    تاریخ و زمان آن را ثبت کنید.
•    به صورتی بنویسید که کاملاً قابل فهم وخوانا باشد.
•    تا حد ممکن از حروف اختصاری پرهیز کنید.
•    چیزی که دیگری نوشته است را تغییر نداده و اصلاح نکنید و درصورت انجام زمان و تاریخ آن را درج کنید.
•    از نوشتن چیزی که باعث توهین به فردی می شود حذر کنید.

اصول پذیرفته شده مستندسازی

اصل پاسخگویی:
یک سیستم یا سازمان باید در برابر خدماتی که ارائه کرده است پاسخگو باشد که این امر از طریق مستندسازی به دست می آید. صرفاً باداشتن مستندات مکتوب است که می توان به این هدف رسید.

اصل شفافیت: شیوه مستندسازی باید به صورتی قابل فهم باشد و دسترسی به آن سریع و آسان باش.

اصل یکپارچکی:
مستندات باید به صورت یک نظام تهیه و ثبت شوند و از یک منطق تبعیت کنند.

اصل حفاظت:
بایستی ضمن حفاظت از اصل مستندات از تخریب و تغییر، محرمانگی و خصوصی بودن آنها نیز در نظر گرفته شود.

اصل تطابق:
مستندات باید طوری تهیه شود که با قواین و دیگر موارد درخواستی مراجع ذی صلاح و سیاست های سازمانی در تطابق باشد. یعنی طوی تهیه شود که در زمان لازم کفایت لازم را داشته باشد.

اصل دسترسی:
مدارک و مستندات باید طوری تهیه شوند که بازیابی آنها در زمان لازم به صورت دقیق و سریع امکان پذیر باشد.

اصل ابقا:
 مدارک باید تا زمان لازم از لحاظ قانونی، مالی، عملیاتی و الزامات مرتبط حفظ شوند.

اصل وضعیت:
سازمان باید وضعیت ایمن و مناسبی برای مدارک و مستنداتی داشته باشد که دیگر نیازی به آنها نیست. به طوریکه در صورتی که هیچ نیازی به آنها نیست آنها را به طور ایمن معدوم سازد.

نقایص و مشکلات مرتبط با مستندسازی
•    فقدان شفافیت
•    دقت پایین
•    غلط املایی
•    اطلاعات اشتباه
•    عدم ثبت عمل انجام شده با وجود نیاز به ثبت

مستندسازی در امور ایمنی و بهداشت

کلیه مباحث فوق که بیان شد در علوم ایمنی و بهداشتی کاربرد جدی دارند. برای مثال در امور طب کار بدون انجام یک مستندسازی کامل نمی توان سلامت کارگران را پیگیری کرد. همچنین بدون وجود این مستندات گرفتن غرامت شغلی کارگران دچار مشکل می شود و یا حتی در صورت شکایت از کارفرما ایشان نیز نمی تواند حقوق خود را حفظ کند. در نتیجه وجود یک سیستم مستندسازی می تواند در این امر بسیار کمک کننده باشد.
 مستندات مربوط به ایمنی و سلامت شغلی به قرار زیرند:

•   پرونده های پزشکی شامل معاینات پیش از استخدام و دوره ای(آزمایشات گوش، چشم، تنفس، قلب و دیگر اندام ها)
•    ثبت بیماری ها و حوادث شغلی
•    مستندات بیمه و غرامت های کاری کارگران
•    مستندات مرتبط با اندازه گیری های انجام شده در محل کار
•    مستندات اقدامات آموزشی انجام شده (گواهی نامه  های آموزشی)
•    اقدامات کنترلی انجام شده
•    اقدامات ارزیابی ریسک انجام شده
•    صورتجلسات ایمنی و بهداشت
•    مستندات نگهداری ثبت و نگهداری از وسایل حفاظت فردی
•    تاریخ های مرتبط با تعمیر و نگهداری دستگاه ها
•    تاریخ های مرتبط با تعویض یا شارژ کپسول های آتش نشانی
•    گزارشات حادثه و شبه حادثه
•    قوانین و دستورالعمل های ایمنی و بهداشتی
•    برنامه ریزی های عملیاتی و سیاست های ایمنی و بهداشت
•    برگه های مجوز کاری/تگ ها
•    غیبت های شغلی ناشی از بیماری
•    مستندات نصب علائم ایمنی
•    ممیزی ها و چک لیست های ایمنی و بهداشت
•    نامه نگاری های مرتبط با امور ایمنی و بهداشت
•    مستندات کمک های اولیه
•    گواهی های استانداردهای ایمنی و بهداشت
•    جوایز و تقدیرها

این مستندات بایستی به ترتیب خاص (حروف الفبا، تاریخ، نوع و غیره) سازماندهی شوند و اصول مورد اشاره در بالا در مورد آنها اعمال شود.

ارسال از مهندس مهدی علی گل
مرکز تخصصی طب کار آسا

• دانلود کتاب ایمنی و بهداشت برای درودگران (نجاری)